Cómo optimizar el tiempo
La productividad personal representa una nota de distinción que resulta una constante en las biografías de los empresarios de éxito. Ser más productivo, hacer más en menos tiempo y llegar a todo es un arte que, en cualquier caso, se puede dominar. ¿Cómo?, pues con acciones como las que describimos a continuación. Se trata de pautas fáciles de integrar en una vida profesional y personal, siempre de manera escalable. Lo vemos:
– Atender a un único propósito. Se trata de elegir una única meta y hacerlo mejor que cualquier otro competidor. Focalizar el esfuerzo y las acciones en una única actividad no sólo permite garantizar un grado alto de especialización, sino también orientar la voluntad personal y la planificación. Así todo resulta mucho más simple.
– No distraerse. Para los que la fuerza de voluntad no es uno de sus mejores atributos, concentrarse el mayor tiempo posible en la tarea que se tiene entre manos no puede hacer más que mejorar los resultados. Las distracciones pasan factura, simplemente porque dejamos de hacer lo que toca y, en consecuencia, dejamos de rendir.
Reuniones con el tiempo justo
– Ser estricto con el tiempo dedicado a reuniones. Las grandes empresas no permiten que sus directivos tengan reuniones que superen la hora y treinta minutos. Con un 50% de ese tiempo dedicado a las presentaciones de los temas y con la otra mitad para el debate. Si las corporaciones tienen claro ésto para ahorrar en tiempo efectivo será por algo. Dicen que las reuniones son como vampiros del tiempo útil de los profesionales.
– Crear patrones de productividad. De lo que se trata es de automatizar los comportamientos que nos hacen ser más productivos sin agotar nuestras energías. Y todo pasa por establecer un buen control temporal, por priorizar, por mejorar la logística de nuestro transporte o por encontrar la manera de hacer más en menos tiempo. Y, como decíamos más arriba, también distraerse menos. Todo suma.
– Levantarse más temprano. Dice el dicho popular que ‘a quién madruga Dios le ayuda’. Bueno, sí, hay algo de éso, madrugar puede significar ganar más horas para el trabajo y disponer de más tiempo efectivo para tareas combinadas. Reflexionar sobre la tarea que hay que completar durante el día antes de arrancar la jornada, por ejemplo, unos minutos en la cama antes de levantarse, puede resultar igualmente muy productivo porque nos ayuda a visualizar y focalizar el esfuerzo y a organizarnos mentalmente.
Tiempos agrupados
– Agrupar las interrupciones del trabajo. Parar varias veces a lo largo de la jornada de trabajo para solucionar problemas es como convertirse en apagafuegos con las tareas en curso. Y las interrupciones dejan una marca, la de costar retomar el trabajo con la misma energía con la que lo estábamos realizando antes del parón. Una solución para evitar ésto puede ser agrupar las interrupciones del trabajo en una misma franja horaria, en un momento coincidente. O lo que es lo mismo, solucionar todo lo que resulta temporalmente disruptivo en una reunión operativa.
– Trasladar a otros las tareas personales. Si la sobrecarga de trabajo nos impide ser efectivos, una solución viable es darle a personas de confianza parte de las tareas que no podemos resolver. Por supuesto, sin dejar de controlar cómo se hacen.
– Atender el correo electrónico de manera que no resulte invasivo. Contestar el correo electrónico o sólo atenderlo puede resultar una tarea muy tediosa que no nos dé a cambio una mejora en la productividad. Establecer unas reglas para contestarlos va en la dirección de ser más eficientes. Éso significa marcar prioridades y establecer momentos del día en los que dedicar tiempo a responder.
Ser productivos no es ninguna quimera, sólo se trata de dar valor a las tareas que lo merecen, discriminar otras y ser realistas con el uso del tiempo disponible y consecuentes para no regalarlo.
