Hasta hace no demasiado tiempo la figura del gestor documental, también denominados documentalistas y archiveros, no solo era prescindible en la mayoría de las empresas, sino que también era prácticamente una absoluta desconocida. Sin embargo, hoy en día, es indispensable. ¿Por qué? Aquí vamos a explicarte en qué consiste esta profesión y cuáles son las tareas que realizan los especialistas en ella para que lo entiendas mejor.
¿Qué es un gestor documental?
Las empresas, tradicionalmente, han realizado sus labores utilizando el papel como soporte principal y fundamental de sus archivos. Sin embargo, con el paso del tiempo, los sistemas de gestión documental se han ido implementando en las empresas aprovechando nuevos programas informáticos y con ello la digitalización de los documentos. (Ver más información sobre sistemas de gestión documental en: https://www.r2docuo.com/es/blog/gestion-documental).
Y es que, en resumidas cuentas, poder operar con esos documentos desde un ordenador o dispositivo electrónico similar es algo mucho más cómodo, sencillo y rápido.
Por lo tanto, puede entenderse al gestor documental como el responsable de realizar dicho proceso de digitalización y de coordinarlo, así como de dar soporte al sistema de gestión documental. No confundir la profesión de «gestor documental» con el software de gestión documental, ya que en muchas localizaciones se conoce a estos últimos también con el nombre de «gestor documental«.
En concreto, podemos decir que las tareas de del profesional gestor documental son estas:
- Capturar y escanear los archivos. El gestor documental procederá a digitalizar los documentos mediante un sistema OCR y un escáner profesional. De este modo, los archivos dejarán de estar en papel para pasar a formato electrónico.
- Introducirlos en el sistema. Este profesional los pondrá a disposición del sistema para que, posteriormente, los categorice y los procese. Además, enseñará al programa cómo tratarlos.
- Gestión de la base de datos. Los archivos pasarán a formar parte de una base de datos que el gestor documental deberá implementar de la mejor manera posible para optimizar el funcionamiento de la empresa.
- Creación del sistema de búsqueda. Esta será la herramienta más útil para la empresa ya que, gracias a ella, los trabajadores podrán acceder rápidamente a la información.
¿Cuáles son los requisitos indispensables para ser gestor documental y qué responsabilidades tiene?
Es de vital importancia que el gestor documental de una compañía ya tenga experiencia previa en otros proyectos de documentación. Además, debe conocer a la perfección diversos entornos de procesamiento de información y de automatización de actividades dentro de empresas. También debe conocer en profundidad el universo de las bases de datos y cómo operar con ellas para consultar y extraer información.
Por su parte, respecto a las responsabilidades, hay que tener en cuenta que el gestor documental se ocupará de información muy valiosa para la empresa que lo contrata y que, en muchos casos, está protegida por la Ley Orgánica de Protección de Datos ya que pertenece a sus clientes, trabajadores, productores o distribuidores.
Además, las tareas relacionadas con su puesto suelen ser bastante complejas. Especialmente destacable, en este sentido, es el caso de la indexación detallada de expedientes y de la realización de procedimientos automatizados para operar con los documentos digitalizados. También es el responsable de realizar copias de seguridad, preparar las presentaciones, introducir los datos que vayan a ser accesibles de manera online, corregir cada problema que pueda surgir, etc.
En definitiva, se trata de un puesto con un alto grado de responsabilidad y que, tal como ha quedado demostrado, resulta muy rentable para las empresas para las que trabajan. Y es que el resultado de su actividad no es otro que una mayor eficiencia en el trabajo del resto de los empleados y, en consecuencia, del conjunto de la compañía.
