Cuando ponemos en marcha por primera vez una startup, lo más habitual es que tengamos conocimientos previos sobre el servicio o producto del que va a vivir la empresa. Sin embargo, no es muy común que seamos auténticos superdotados para desarrollar nosotros solos todas las actividades que se necesitan para el buen funcionamiento de la empresa.
Una de las mayores dificultades con la que se encuentra el empresario emprendedor, (sobre todo si es la primera vez que pone en marcha un negocio), consiste en la gestión documental de la empresa. Sinceramente, esta labor es grande y complicada a menos que haya una persona con conocimientos sobre cómo se administra correctamente la documentación. La labor de escaneado y digitalización de documentos como facturas, pedidos, datos de proveedores y clientes, y un sinfín de información que debemos tener perfectamente organizados y documentados, es cada vez más grande, tampoco te serán extraños aspectos como el cumplimiento de las ISOS, la LOPD, el sistema de prevención de riesgos laborales….buf…muchos, muchos papeles que de no gestionarse conveniente pueden acarrearnos problemas legales, (nunca está de más contar con abogados y asesores laborales, legales y fiscales para no tener ningún problema independientemente de las labores de gestión documental en la empresa).
Después de valorar las eventuales necesidades que tiene nuestra startup, ¿crees que lo más sensato es implantar nuestro propio sistema de gestión documental en la empresa?, en muchas ocasiones, lo más sencillo es externalizar este servicio a un despacho de abogados, pero siempre manteniendo un control absoluto de la documentación en cualquier momento e integrando a los distintos departamentos de la empresa. ¿Y cuál es la forma más sencilla de realizar esa externalización de la gestión documental?…la respuesta nos la da la nube (cloud computing).
Supongo que habréis oído hablar de los BPM y sus múltiples aplicaciones en el campo de la gestión empresarial. Los Bussiness Process Management son sistemas de gestión de procesos de negocio. Este tipo de sistemas permiten detallar mediante un intuitivo esquema los distintos flujos de trabajo que determinan un proceso de gestión dentro de la empresa, como por ejemplo la compleja labor de gestión documental. En los últimos 10 años, este tipo de herramientas han proliferado gracias a la ayuda de las últimas tecnologías, y en concreto el mayor de los avances se ha producido gracias al cloud computing.
Un ejemplo de programa de gestión documental con estructura de BPM es el software de gestión documental R2 Docuo de R2 Sistemas. Está planificado sobre la base del cloud computing para facilitar la conexión interdepartamental, y dispone de una gran flexibilidad a la hora de conectar los distintos flujos de trabajo que se necesitan para desarrollar correctamente la gestión documental.
El vídeo que mostramos a continuación explica cómo funciona el sistema. Es sorprendente comprobar el grado de sistematización que se puede conseguir implementando un sistema de estas características, los procesos que siguen un protocolo definidos en el propio BPM, minimizan la cantidad de errores en muchos procesos que se realizan a diario de forma rutinaria.
Este tipo de herramientas facilitan tu gestión diaria, pero no eliminan la necesidad de ser ordenado con todos los documentos que se reciben y generan por distintas vías.
Ahora, una vez que conoces la utilidad y qué son los BPM, y sobre todo, qué tienen que ver con la gestión documental de tu empresa, ¿externalizas este servicio, o prefieres implantar tu propio sistema en la empresa sin ayuda de nadie?.
